Hacia un Registro Modelo - Registro Digital

Sistema Informático Registral (SIR)

Es un sistema diseñado a medida para el Registro General de la Provincia. Desde que se puso en marcha en el año 2007 ha permitido informatizar decenas de procesos de la organización que antes se realizaban de forma manual y quedaban asentados en papel. Al implementar este sistema se minimizaron los riesgos de corrupción que puede ocasionar la manipulación exclusivamente física de los documentos.

Gracias al SIR, hoy el Registro cuenta con una importante base de datos que permite que cada vez sean más los movimientos que quedan registrados en el sistema. A la vez que habilita de forma creciente al usuario a realizar y visualizar trámites desde cualquier computadora. De este modo, se inicia el camino hacia un Registro plenamente digital.

Digitalización de Matrículas y Folios

Un poco de historia para entender

En la Provincia de Córdoba existen aproximadamente 1.950.000 propiedades y por medio del Registro se inscriben y anotan documentos relacionados a las mismas.

Hasta fines de la década del 60, la información sobre los inmuebles quedaba asentada en Folios Cronológicos. En el año 1968 la Ley Nacional N° 17.801 insta a todos los Registros del país a abandonar el método causal o de Folio Cronológico.

Tomando en cuenta que hacia 2003 se había convertido sólo el 30% de Folios Cronológicos a Folios Reales Cartulares, el Ministerio de Finanzas instruyó un proceso masivo que permitió que al día de la fecha más de 80 % de los folios cronologicos esté convertido a matrícula.

¿Qué pasó después?

Con el objeto de lograr mayor seguridad en el aspecto documental, edilicio y de procesos, y a efectos de agilizar los procedimientos de la organización y hacer los trámites más seguros, el Ministerio de Finanzas se propuso digitalizar toda la documentación registral presente en los Folios Cronológicos y en los Folios Reales Cartulares.

¿Qué beneficios tiene la digitalización?

El proceso evita el fotocopiado y riesgo de desgaste o pérdida material de los folios, contribuyendo a la seguridad documental. Por otro lado, toda modificación sólo puede ser realizada por agente autorizado e identificado, en virtud de un documento que previamente le es asignado informáticamente. Además, la digitalización posibilitó la prestación del servicio de publicidad directa vía web, lo cual permitió reducir un 70% las solicitudes presenciales y evitar la manipulación física de la documentación.

Folio Cronológico

Matrícula Cartular

Matrícula FRE

¿Cuántos Folios y Matrículas se digitalizaron?

Se digitalizaron alrededor de 1.600.000 matrículas y 17.500 libros aproximadamente. En este último caso, la digitalización se realizó a color a fin de mantener intactas las referencias volcadas manualmente en cada folio. Además, se procedió al archivo definitivo de los tomos originales en un ambiente de seguridad, especialmente diseñado para su correcta conservación. Los tomos son almacenados en cajas alcalinas en las cuales las condiciones de temperatura, luz y humedad son las recomendadas para la adecuada conservación del papel

¿Qué medidas de seguridad se tomaron para los Tomos que se archivaron?

Además de acondicionar un archivo especialmente diseñado y pensando en la correcta conservación de la documentación (con las medidas de seguridad pertinentes), se incorporó a cada tomo una etiqueta de RDIF (radio frecuencia) para el seguimiento e inventario rápido de los mismos. Esta etiqueta es además un sistema de alarma que permite identificar de manera inmediata la salida de un tomo del archivo. Con esta medida se reforzó la seguridad edilicia, sumando un componente más a las cámaras de seguridad ya existentes.

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¿Cómo adhiero al servicio?

Toda persona legitimada (en los términos del reglamento de prestación del servicio), deberá completar e imprimir el correspondiente "Formulario de Adhesión" que se encuentra disponible en la página web del Registro General de la Provincia y presentarlo -junto con los demás requisitos para el trámite- en la Mesa de Entradas del Registro General de la Provincia o en sus delegaciones.

El servicio está destinado a los procuradores provinciales de la Dirección General de Rentas y a los profesionales colegiados.

¿Es obligatorio adherir al servicio?

En aras de descomprimir el flujo de usuarios presenciales en los distintos puntos de atención, en el 2012 esta modalidad se convirtió en obligatoria para los procuradores en lo que respecta al trámite de reproducción de publicidad directa simple de folios reales cartulares digitalizados y folios reales electrónicos. Desde febrero del 2014 se extendió la obligatoriedad a todos los profesionales.

En lo que respecta a los profesionales colegiados, se fueron adhiriendo paulatinamente durante el año 2013.

Seguridad documental y edilicia

• Se incorporaron más de medio centenar de cámaras de seguridad
• Se digitalizaron tomos y folios reales cartulares.
• Se creó el Folio Real Electrónico, que implica tanto el soporte informático como el soporte en papel que cuenta con más de 10 medidas de seguridadtales como diseños visibles e invisibles como los llamados sellos de agua.
• Se incorporaron a los tomos etiquetas de radio frecuencia.

Mejora continua de procesos.

Se reordenó la normativa Registral, publicando la primer Normativa Única en la Resolución General 01/2007. El proceso de reordenamiento se derogaron: 172 Resoluciones Generales, 16 Instrucciones internas, 34 Memorándum y 22 Órdenes de Servicio.

Capacitaciones

Como parte de un proceso que busca la mejora continua en el desarrollo de sus actividades, el organismo ha tenido una política activa en la formación de los agentes involucrados en cada área de trabajo. Se han dictado más de 10 mil horas de formación técnica, organizacional e informática, buscando la formación constante de quienes son parte de una organización que se encuentra en un camino hacia la mejora continua.

Certificaciones de calidad.

CERTIFICACIÓN DE NORMAS DE CALIDAD ISO 9001-2008

A fin de optimizar la planificación, la prestación de los servicios, la medición precisa de los resultados y la toma de decisiones oportuna, se obtuvo la certificación de calidad del proceso de Gestión al ciudadano, junto a los sectores de apoyo al mismo, según Normas de Calidad ISO 9001-2008, en Diciembre del 2013.

El Registro General de la Provincia, en enero de 2014, ha certificado bajo la Norma ISO 9001:2008 los siguientes procesos desarrollados por el Área Gestión al Ciudadano en la Sede Central de la ciudad de Córdoba:

• Provisión de información general al usuario registral.
• Emisión y visado de tasas administrativas.
• Recepción, carga provisoria y derivación de trámites.
• Emisión de Publicidad Directa informatizada y DIR.
• Carga definitiva y entrega de documentación al usuario registral.

DELEGACIONES REFUNCIONALIZADAS

Río Cuarto y Villa María

En ambas delegaciones se ampliaron las funciones operativas, con la finalidad de realizar el procesamiento integral de documentos, dentro del ámbito geográfico de su competencia.

La metodología totalmente informatizada (FRE) en estas delegaciones, erradicando la máquina de escribir.

Vale señalar que la Delegación de Río Cuarto cuenta con aproximadamente 140.000 matrículas pertenecientes a los departamentos de Río Cuarto, General Roca, Presidente Roque Sáenz Peña y Juárez Celman; mientras que la delegación de Villa María cuenta con aproximadamente240.000 matrículas pertenecientes a los departamentos de Tercero Arriba, General San Martín, Unión y Marcos Juárez.

El Folio Real Electrónico (FRE)

¿Qué es la matrícula FRE?

El Folio Real Electrónico es un procedimiento informático para la registración de documentos por la técnica de Folio Real. Con la creación del FRE, cada una de las inscripciones o anotaciones que se realizan respecto a un inmueble, se realizan de modo informático con la identificación del agente registrador y disponibilidad on line de la modificación practicada.

¿Qué cambió con la implementación de la matrícula FRE?

Las modificaciones con motivo de las inscripciones o anotaciones, se introducen primero en la base de datos, por agentes previamente identificados, en virtud de documentos individualizados informáticamente. El resultado de la modificación se imprime sobre papel con medidas de seguridad. Por otro lado, se pasó de trabajar en base a la causa para trabajar en base al objeto. Esto significa que las tareas se desarrollan alrededor del objeto (matrícula FRE) que sólo se desplaza dentro de los límites de un sector. Anteriormente, el Registro organizaba sus tareas en función a la causa ?o trámite solicitado por el usuario registral-, lo que implicaba que cada documento que ingresaba para su registración pasaba por distintos sectores especializados a los fines de ser trabajado.

¿Por qué es más seguro?

Porque al generarse toda modificación por vía informática, todos los movimientos quedan registrados y los datos son resguardados en bases de datos que responden a estándares de seguridad informática. Además, una vez modificada la matrícula FRE en la base de datos, se generan impresiones en un papel que cuenta con más de 10 medidas de seguridad, tales como fibras de seguridad con logotipo (filigrana) y diseños de seguridad visibles e invisibles compuestos por rosetas, micro-textos, tramas, guardas e impresos con tinta invisible de seguridad.

La Gestión Integral de Folios (GIF)

¿Qué es la Gestión Integral de Folios?

Es el cambio de paradigma organizacional que se generó a partir de la creación del FRE y tuvo su réplica en el año 2010 en toda la organización a través de la Gestión Integral de Folios (GIFs).

¿Qué cambió con la implementación de los GIFs?

Se refuncionalizaron las oficinas, creándose los sectores GIF. Ellos funcionan como ?Mini-Registros?, donde se procesan todas las medidas de un inmueble según su ubicación geográfica.

¿Cómo es esta nueva organización?

En esta nueva organización, el archivo de matrículas se redistribuyó a partir de parámetros geográficos de ubicación de los inmuebles y parámetros cuantitativos (cantidad de matrículas y el ingreso de documentos referidos a las mismas).

¿Cómo se trabaja con las matrículas?

Con la nueva organización en torno al objeto, la documentación se desplaza dentro de los límites de cada GIF. Esto permite al empleado localizar documentación con mayor rapidez y resolver trámites en menor tiempo.

Además, el acceso a folios y matrículas está restringido a los empleados del sector, lo cual aporta mayor seguridad y elimina los tiempos que requería el traslado del documento a los diferentes sectores especializados en el sistema anterior.

Antes

Ahora

GIF Norte.

Departamentos: Colón, Cruz del Eje, Ischilín, Minas, Pocho, Punilla, Río Primero, Río Seco, San Alberto, San Javier, Sobremonte, Totoral, Tulumba.

GIF Centro II.

Departamentos: Río Primero, Colón, Santa María

GIF Centro .

Departamentos: Calamuchita, Río Segundo y San Justo

GIF Villa María.

Departamentos: Tercero Arriba, San Martín, Unión y Marcos Juárez

GIF Río Cuarto.

Departamentos: Río Cuarto, Juárez Celman, Pte. Roque Sáenz Peña, General Roca.

GIF Macro Córdoba

Circunscripciones 5 a 35 Departamento Capital

GIF Micro Córdoba

Circunscripciones 1 a 4 Departamento Capital